Herramientas para el análisis de problemas

Lo primero es saber qué es un problema, para poder analizarlo. Un problema es una circunstancia no deseable que perjudica nuestros intereses y objetivos. Si no tiene solución, no es un problema. Son oportunidades de aprendizaje y crecimiento. 

Cosas que no ayudan a concebir un problema: Ignorancia de que se está produciendo, falta de análisis, falta de límites. Hay dos tipos de problemas: 

• Simples: Causa y efecto (tiene una sola causa, si eliminamos esta única causa erradicamos el problema).
• Complejos: Múltiples causas generan el mismo (o varios) efectos, en las mismas condiciones estas causas pueden provocar efectos diferentes, no hay una relación directa clara entre la causa y el efecto.

¿Qué actitud debemos tener ante los problemas? Proactiva (La proactividad se puede definir como el comportamiento que desarrollan los individuos ante determinadas situaciones y que se caracteriza por ser anticipatorio, autoiniciado y orientado al cambio. Es por tanto una actitud que las personas asumen para tener el control absoluto de su conducta de forma activa). 

Innovar también puede implicar riesgos. Los riesgos tienen características que nos ayudarán a decidir si vale la pena o no tomarlos: Incertidumbre, probabilidad, impacto y frecuencia. Según los niveles de estas características (alto, medio o bajo) podremos definir nuestras siguientes acciones. 

La resolución de problemas puede llevarse a cabo de tres formas:

• Estilo Práctico 
• Estilo Creativo 
• Estilo Analítico 

En este módulo el enfoque es el método analítico, que consiste en la identificación del problema. Para esto usaremos el MÉTODO 8D, que se aplica para problemas en sectores industriales. 

1. Formar un equipo de expertos: Conformar un equipo multifuncional que cuente con las habilidades necesarios para resolver el problema. 

2. Definir el problema: Es importante definirlo en términos específicos, mensurables y cuantificables. En este punto debemos documentar los síntomas del problema y sus causas. Proponer un listado de soluciones. 

3. Implementar acciones de contención de emergencia: Acciones para aislar los problemas por el momento y proteger a los afectados (usualmente los clientes, los empleados, los socios o la comunidad). 

4. Identificar y verificar la causa raíz: Identificar las causas potenciales que podrían explicar por qué ocurrió el problema en su origen. Es necesario reunir todos los datos y pruebas disponibles, aplicando la técnica de los “5 por qués” y el diagrama causa y efecto (o diagrama de Ishikawa). 

5. Desarrollar acciones correctivas permanentes: Ahora que se conoce la causa raíz hay que plantear acciones que resuelvan el problema para la parte afectada de manera definitiva. Estas sustituirán a las acciones temporales anteriores. 

6. Implementar las acciones correctivas permanentes: Diseñar un plan, supervisar el proceso para garantizar que se han tomado las acciones e implementar controles adicionales. 

7. Prevenir la repetición del problema: Mejorar los procedimientos para asegurar que no haya repetición de ningún incidente similar, es decir, pasar a un enfoque preventivo. 

8. Reconocer los esfuerzos del equipo: Aquí se encuentra el aprendizaje, se comparten las lecciones aprendidas con toda la organización y se reconozca el trabajo de todos.